Welche Felder gibt es bei einer Person?

• Pflichtfelder: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
• Optional: Lebensmittelunverträglichkeiten (Vegan, Vegetarisch, Glutenfrei, Laktosefrei, Nussfrei)

Was sind Beziehungen zwischen Personen?

• Vermeiden: Diese Personen sollen in keinem Gang demselben Gastgeber zugeteilt werden.
• Zusammen: Diese Personen sollen stets im selben Haushalt eingeteilt werden (bis zu {0} Personen).

Werden beide Regeln gleichzeitig verwendet und geraten sie in Konflikt, hat Vermeiden eine höhere Priorität als Zusammen.

Wann kann ich eine Person nicht mehr bearbeiten oder löschen?

• Sobald eine Person einem aktiven Event zugeordnet ist, kann sie nicht mehr gelöscht werden.
• Nach dem Versand der Einladungen ist die E-Mail-Adresse gesperrt.
• Entferne die Person zuerst aus dem Event, um sie wieder bearbeiten zu können.

Was passiert, wenn sich jemand per RSVP anmeldet?

Bei einer RSVP-Anmeldung wird die Person automatisch im Adressbuch angelegt oder — falls die E-Mail-Adresse bereits bekannt ist — dem bestehenden Datensatz zugeordnet.

Kann ich eine Person aus dem Adressbuch löschen?

Ja, solange sie keinem aktiven Event zugeordnet ist. Alle zugehörigen Beziehungen (Vermeiden/Zusammen) werden dabei automatisch entfernt.

Welche Felder hat ein Haushalt?

• Pflichtfelder: Name des Haushalts, Kapazität (Anzahl der Gastplätze)
• Optional: Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort) — wird für Google Maps und Routenplanung verwendet
• Optional: Rauchfreie Zone markieren — erscheint als Badge auf der Teilnehmer-Seite

Wie weise ich Personen einem Haushalt zu?

Im Haushalt kannst du beliebig viele Eigentümer aus dem Adressbuch auswählen. Eigentümer werden automatisch als Gastgeber eingetragen, wenn der Haushalt für ein Event aktiviert wird.

Wann kann ich einen Haushalt nicht mehr bearbeiten?

Sobald der Haushalt in einem Event als aktiver Gastgeber eingetragen ist und das Event Einladungen versendet hat, sind Name und Adresse gesperrt.

Können sich Haushalte über das RSVP-Formular anmelden?

Teilnehmer können im Anmeldeformular angeben, dass sie Gastgeber werden möchten — dabei wird ein neuer Haushalt im System angelegt. Welche Haushalte tatsächlich als Gastgeber im Event aktiv sind, entscheidest du als Organisator.

Kann ich Haushalte für mehrere Events wiederverwenden?

Ja. Haushalte werden als Stammdaten in deinem Account gespeichert und stehen für alle deine Events zur Verfügung. Pro Event wählst du gezielt, welche Haushalte als aktive Gastgeber eingeteilt werden – Adresse, Kapazität und Eigentümer müssen nicht erneut eingegeben werden.

Welche Felder hat ein Event?

• Pflichtfelder: Titel, Datum, Uhrzeit, Anmeldefrist
• Anzahl der Gänge (2–4), Reihenfolge: Vorspeise → Hauptgang → Nachspeise
• Standard-Reisezeit zwischen Haushalten (Fallback, wenn keine ORS-Route verfügbar ist)

Wie wird die Gangtimeline berechnet?

Du gibst Startzeit und Reisezeit vor. Das System berechnet daraus automatisch die Zeiten für alle Gänge und aktualisiert die Timeline, sobald du einen Wert änderst.

Was ist die Anmeldefrist?

Die Anmeldefrist legt fest, bis wann sich Teilnehmer per RSVP anmelden können. Nach Ablauf — oder sobald der Plan als fertig markiert ist — ist das RSVP-Formular gesperrt. Frühestmöglich ist heute, spätestens 3 Tage vor dem Event.

Was sperrt das Event dauerhaft?

• Nach dem ersten Einladungsversand sind Titel, Datum, Uhrzeit und Gangstruktur gesperrt.
• Im Status „Abgesendet" oder „Abgeschlossen" ist das Event vollständig schreibgeschützt.
• Ein fertiger Plan sperrt die Anmeldefrist für neue RSVP-Anmeldungen.

Wann wird der Plan automatisch zurückgesetzt?

• Strukturelle Änderungen (Anzahl Gänge, Haushalte hinzufügen/entfernen) setzen einen laufenden oder fertigen Plan automatisch zurück.
• Kleinere Änderungen (Teilnehmer-Bucket, Beziehungen) werden erst beim nächsten Plan-Generierungslauf berücksichtigt.

Wie storniere ich ein Event?

• Im Event-Dashboard gibt es eine Stornierungsoption. Die Stornierung ist ab dem Status „Einladungen versendet" möglich.
• Optional kannst du einen Absagetext eingeben, der in der Benachrichtigungs-Mail an alle Teilnehmer erscheint.
• Der E-Mail-Versand ist optional — du kannst auch ohne Benachrichtigung stornieren.
• Nach der Stornierung ist das Event dauerhaft schreibgeschützt und kann nicht reaktiviert werden.

Wie kann ich Einladungen versenden?

• QR-Code-Aushang: Drucke den QR-Code als Poster aus oder teile ihn digital — der Scan führt direkt zum Anmeldeformular, kein persönlicher Einladungslink nötig.
• Einzelversand: Klicke auf das E-Mail-Symbol neben einer Person in der Einladungsliste.
• Sammelversand: Sende mit einem Klick Einladungen an alle noch nicht eingeladenen Personen.

Kann ich dieselbe Person mehrfach einladen?

Ja, du kannst eine Einladungs-E-Mail erneut versenden. Das System verhindert jedoch eine doppelte RSVP-Erfassung: Hat die Person bereits zugesagt, wird sie beim erneuten Formularaufruf direkt erkannt.

Was bedeutet „manuell bestätigt"?

Du kannst eine Anmeldung manuell als bestätigt markieren — z. B. wenn jemand telefonisch zusagt. Das ist gleichwertig mit einer Online-Anmeldung.

Kann ich den Text der Einladungsmail anpassen?

Ja, der Einladungsmail-Text ist vorausgefüllt, kann aber frei bearbeitet werden. Er enthält Platzhalter wie den persönlichen RSVP-Link — dieser sollte im Text erhalten bleiben, damit sich Teilnehmer anmelden können.

Was passiert, wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden kann?

• Das System erkennt Bounce-Benachrichtigungen automatisch (Hard Bounce = dauerhaft unzustellbar).
• Du kannst die E-Mail-Adresse in der Personenverwaltung korrigieren und die Einladung erneut versenden.

Was sind die Buckets im Teilnehmer-Schritt?

• Haushalte: Aktive Gastgeber-Haushalte mit ihren Eigentümern — diese kochen für einen Gang.
• Teilnehmer: Zugewiesene Personen, die als Gäste am Event teilnehmen.
• Warteliste: Personen, die zugesagt haben, aber aufgrund des Kapazitätslimits noch nicht fest eingeplant sind.

Was bedeuten die Icons neben einem Teilnehmer?

• Haus-Symbol (klickbar): Diese Person hat einen Haushalt und kann als Gastgeber aktiviert werden.
• Ketten-Symbol: Diese Person ist Teil einer „Zusammen"-Beziehung.
• Hand-Symbol: Diese Person hat sich per RSVP bereit erklärt, Gastgeber zu sein.
• Warn-Symbol: Der Haushaltspartner dieser Person ist bereits als Gastgeber aktiv.

Warum kann ich keine weiteren Teilnehmer zuweisen?

• Die Gesamtkapazität aller aktiven Gastgeber-Haushalte ist erreicht.
• Das Teilnehmerlimit deines aktuellen Tickets ist erreicht. Ein Upgrade schafft mehr Platz.

Was kannst du tun?

• Weitere Person als Gastgeber aktivieren: Haus-Icon neben einer Person klicken — die Person wandert mit ihrem Haushalt in den Gastgeber-Bucket und erhöht die Kapazität.
• Kapazität eines bestehenden Haushalts in den Stammdaten erhöhen.
• Überzählige Teilnehmer auf die Warteliste herabstufen (Pfeil-runter-Button).

Wie mache ich jemanden zum Gastgeber?

• Im Teilnehmer-Schritt auf das Haus-Icon neben einer Person klicken — die Person wandert mit ihrem Haushalt in den Gastgeber-Bucket.
• Im Gastgeber-Bucket kann die Person wieder entfernt werden. Der Plan wird dabei zurückgesetzt.

Kann ich Personen zwischen den Buckets verschieben?

• Ja, über den Pfeil-hoch-Button in der Warteliste kannst du eine Person in den Teilnehmer-Bucket hochstufen.
• Über den Pfeil-runter-Button (Demote) in Gastgeber- und Teilnehmer-Bucket kannst du eine Person auf die Warteliste herabstufen.

Was passiert, wenn ich jemanden entferne?

Gastgeber deaktivieren: Die Person wandert auf die Warteliste. Ist das Event im Status „In Planung", wird der Plan zurückgesetzt. Teilnehmer oder Wartelisten-Person entfernen (X-Button): Der Plan bleibt unberührt. Die Einladung der Person wird als „Vom Organisator abgelehnt" markiert — sie erscheint in der Einladungsliste entsprechend.

Kann ich Teilnehmer ändern, wenn der Plan fertig ist?

Nein. Im Status „Plan fertig" und allen Folgestatus (Versand, Abgesendet, …) sind alle Teilnehmer-Operationen gesperrt. Der Plan muss dafür auf „In Planung" zurückgesetzt werden.

Bestätigte Anmeldungen, die das Kapazitätslimit der aktiven Gastgeber-Haushalte überschreiten, landen automatisch auf der Warteliste.

Was kannst du als Organisator tun?

• Einen Wartelisten-Teilnehmer manuell in den Teilnehmer-Bucket hochstufen (Pfeil-hoch-Button), solange der Plan noch nicht finalisiert ist.
• Sobald der Plan als „Fertig" markiert ist, erscheint ein Absage-Button — damit kannst du Wartelisten-Personen über ihre Nicht-Berücksichtigung informieren.
• Wartelisten-Personen erhalten keine Dispatch-Mail mit Route.

Wie funktioniert der Planungsalgorithmus?

Der Algorithmus prüft Constraints in vier Prioritätsstufen:

• Kritisch: Haushaltskapazität und leere Plätze werden nie verletzt.
• Hoch: „Vermeiden"-Beziehungen — Personen werden verschiedenen Haushalten zugeteilt.
• Mittel: „Zusammen"-Beziehungen — Personen landen möglichst im selben Haushalt.
• Weich: Wiederholungen vermeiden — möglichst sollen sich keine zwei Personen mehrfach begegnen.

Was bedeuten die Farbmarkierungen im Plan?

• Rot: Kritische Verletzung (leere Plätze, Kapazität überschritten, Vermeiden-Verstoß) — muss behoben werden.
• Orange: Mittlere Verletzung (Zusammen-Paar getrennt, Adresse wiederholt) — sollte behoben werden.
• Grau: Weiche Verletzung (historische Wiederholung) — hinweisend, kein Handlungsbedarf.

Kann ich den Plan manuell anpassen?

Ja, du kannst Teilnehmer per Drag & Drop zwischen Gastgebern und Gängen verschieben. Das System prüft alle Constraints sofort und hebt Verletzungen hervor.

Was ist der Mitbringer-Modus?

• Im Mitbringer-Modus bringt jeder Teilnehmer eine Speise für einen anderen Gang mit.
• Gang 2 ist immer der Hauptgang: Der Gastgeber kocht selbst, keine Mitbringer nötig.
• Für Vor- und Nachspeise wird automatisch zugeteilt, wer etwas mitbringt. Die Zuteilung erscheint auf der Gastgeber-Seite.

Wie werden Fahrzeiten berechnet?

Das System nutzt OpenRouteService (ORS) zur Berechnung der tatsächlichen Fahrzeiten zwischen Haushalten. Fehlt eine Adresse oder ist ORS nicht erreichbar, wird die Standard-Reisezeit des Events verwendet.

Was passiert, wenn ich nach der Generierung neue Personen hinzufüge?

• Strukturelle Änderungen (Gastgeber, Ganganzahl) setzen den Plan zurück — du musst neu generieren.
• Kleinere Änderungen (das Entfernen oder Hinzufügen eines Teilnehmers) lassen den Plan stehen, werden aber beim Aktualisieren des Planes (Button: Plan aktualisieren) berücksichtigt.

Wie schließe ich den Plan ab oder öffne ihn wieder?

• Wenn du mit dem Plan zufrieden bist, markiere ihn als „Fertig". Das sperrt weitere RSVP-Anmeldungen.
• Du kannst den Plan auch nach dem Versand wieder in den Status „In Planung" zurücksetzen. Beachte: Alle Dispatch-Mails müssen dann erneut versendet werden, da die Teilnehmer sonst keine aktuelle Route erhalten.

Was passiert mit Personen auf der Warteliste?

Personen auf der Warteliste sind für das Event registriert, aber nicht im Plan eingeplant. Sie erhalten keine Dispatch-Mail mit ihrer Route. Sobald der Plan als fertig markiert wird, erscheint im Plan-Schritt ein Absage-Button — damit kannst du Wartelisten-Personen über ihre Nicht-Berücksichtigung informieren.

Optional aktivierbar beim Erstellen oder Bearbeiten eines Events. Im Mitbringer-Modus bringt jeder Teilnehmer ein Gericht für einen anderen Gang mit — so teilt sich die Kocharbeit auf mehr Schultern.

Wie funktioniert die Zuteilung?

• Gang 2 ist stets der Hauptgang: Der Gastgeber kocht selbst, kein Mitbringer wird eingeplant.
• Für Vor- und Nachspeise teilt der Planungsalgorithmus automatisch zu, wer etwas mitbringt. Die Zuteilung ist sichtbar, sobald der Plan generiert wurde.

Was steht in den Dispatch-Mails?

• Teilnehmer erfahren in ihrer persönlichen Dispatch-Mail, welches Gericht sie für welchen Gang mitbringen sollen.
• Gastgeber sehen in ihrer Dispatch-Mail die Mitbringer-Zuteilung ihrer Gäste — inklusive eventueller Unverträglichkeiten — als Hilfe zur Küchen-Planung.

An wen werden Dispatch-Mails versendet?

Es gibt zwei Listen: Gastgeber erhalten eine E-Mail mit der Gästeliste ihrer Gänge. Teilnehmer erhalten eine E-Mail mit ihrer persönlichen Route (Haushalt pro Gang, Adressen).

Wann wird der Versand ausgelöst?

Du startest den Versand manuell im Dispatch-Schritt. Es gibt keinen automatischen Versand. Der erste Versand verbraucht das Ticket.

Kann ich eine Vorschau der E-Mails sehen?

• Ja, für Gastgeber-Mails: Du siehst eine Vorschau mit Gästeliste, Beziehungen, Mitbringer-Zuteilung und den Unverträglichkeiten der Gäste.
• Ja, für Teilnehmer-Mails: Du siehst Route und Timeline, wie sie der Teilnehmer sehen wird.

Was ist, wenn eine Dispatch-Mail nicht zugestellt werden kann?

Das System registriert Hard Bounces. Du kannst die E-Mail-Adresse korrigieren und die Mail für diese Person manuell erneut versenden.

Was passiert mit meinem Ticket nach dem Dispatch?

Beim ersten Dispatch-Versand eines Events wird das Ticket verbraucht. Ein neues Ticket wird benötigt, um ein weiteres Event abzuschließen.

Welche Ticket-Stufen gibt es?

• FREE: bis zu 16 Gäste, 4 Haushalte, Ticket erneuert sich nach 6 Monaten automatisch.
• PRO: bis zu 50 Gäste, 8 Haushalte.
• MAX: bis zu 100 Gäste, 15 Haushalte.

Wie bekomme ich ein Ticket?

• Aktuell gibt es ausschließlich das FREE-Ticket. Du erhältst automatisch alle 6 Monate ein neues Ticket — ohne Registrierung oder Anfrage.
• PRO und MAX Tier Tickets sind derzeit nur auf Anfrage erhältlich.

Wann wird ein Ticket verbraucht?

Ein Ticket wird beim ersten Dispatch-Versand eines Events verbraucht — nicht bereits beim Erstellen des Events.

Was passiert mit meinem Ticket, wenn ich ein Event lösche?

Wird ein Event im Entwurfsstatus gelöscht, bleibt das Ticket erhalten. War es bereits abgesendet, ist das Ticket bereits verbraucht.

Wie lange ist ein FREE-Ticket gültig?

Das FREE-Ticket erneuert sich automatisch 6 Monate nach dem letzten Ticket-Verbrauch.

Wo sehe ich mein aktuelles Ticket?

• Im Dashboard direkt unter dem Event-Titel als Statusanzeige.
• Im Dashboard als eigene Kachel mit Ticket-Übersicht.
• Im Menü unter „Tickets".

Was muss ich im Anmeldeformular angeben?

• Pflichtfelder: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse
• Optional: Lebensmittelunverträglichkeiten (Vegan, Vegetarisch, Glutenfrei, Laktosefrei, Nussfrei)
• Optional: Angabe, ob du Gastgeber werden möchtest (nur wenn der Organisator dies aktiviert hat)

Bis wann kann ich mich anmelden?

Das Anmeldeformular ist bis zur Anmeldefrist zugänglich. Danach — oder sobald der Organisator den Plan fertiggestellt hat — ist die Anmeldung gesperrt.

Kann ich meine Anmeldung zurückziehen?

Ja, vor der Anmeldefrist kannst du dich über deinen persönlichen Einladungslink selbst abmelden. Den Link findest du in der Einladungs-E-Mail.

Was passiert nach Ablauf der Anmeldefrist?

Nach der Frist ist eine Abmeldung nur noch über den Organisator möglich, der dich manuell aus der Teilnehmerliste entfernt. Ist der Sitzplan bereits finalisiert, kann das Event nicht mehr angepasst werden.

Wie erhalte ich meine Gastgeber-Informationen?

Nach dem Dispatch erhältst du eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu deiner Gastgeber-Seite.

Was steht auf der Gastgeber-Seite?

• Die Gästeliste für jeden Gang, den du ausrichtest.
• Beziehungshinweise: Welche Gäste sollen zusammen sitzen oder sich lieber nicht begegnen.
• Mitbringer-Zuteilung: Wer bringt etwas für einen anderen Gang mit (wenn der Mitbringer-Modus aktiv ist).
• Unverträglichkeiten deiner Gäste, damit du passend kochen kannst.

Wie erhalte ich meine Route?

Nach dem Dispatch erhältst du eine E-Mail mit einem persönlichen Link zu deiner Route.

Was steht auf der Teilnehmer-Seite?

• Eine Zeitleiste mit den Zeiten aller Gänge.
• Deine Route: Für jeden Gang den Haushalt, die Adresse und eine Google Maps Vorschau.
• Ein Badge zeigt an, ob der Haushalt rauchfrei ist.
• Dein Mitbringer-Auftrag (wenn der Modus aktiv ist): Was du mitbringst und welche Unverträglichkeiten deine Tischgenossen haben.